Salut,
tout d'abord félicitations de te lancer dans la création d'un club, car ce n'est pas chose aisée et tu peux t'attendre à pas mal de galères, désillusions, complexité... mais tu auras aussi sans doute au bout du tunnel - en tout cas je te le souhaite - droit au lot de satisfaction, plaisir, partage, "investissement et épuisement positifs", comme cela a été mon cas en créant le club des Passionnés du Malt sur Toulouse avec mon ami Antoine (qui ne fréquente hélas plus le forum) il y a bientôt 10 ans.
Pas de solution miracle, tout dépend du contexte et de ce que tu as envie de faire (ville, lieux, personnes intéressées dans famille, boulot..., budget à y consacrer, fréquence souhaitée, type de soirée...)
Quelques tentatives de réponses rapides à tes questions :
- Association officielle ou officieuse ? Dépôt de statut, compte en banque, AG et tout le tralala ou juste un truc simplifié ?
=> au début sans hésitation OFFICIEUSE !! pour créer une asso, il faut déjà que ton club compteau moins 3 ou 4 personnes, perso on a essayé d'en créer une pour notre club, qu'on a laissé tomber au bout de qqes mois car trop lourd à gérer / avantages.
- Comment organiser l’achat des bouteilles ? Une cotisation annuelle ? Un paiement à chaque soirée ? Puiser dans les stocks perso de chacun ? (En sachant qu’une partie des membres potentiels sont des amateurs débutants et qu’ils n’ont pas un stock de bouteilles très intéressant)
=> Dans notre cas, plusieurs cas de figures :
1) bouteilles persos aux membres du club => calcul de la participation simple à faire, fonction du coût d'achat et de la qté servie par personne.
2) bouteilles achetées spécifiquement pour un thème, avec budget conséquent, par exemple 5 ou 6 expressions d'un embouteilleur indépendant => à toi de calculer les répercutions sur le coût de la soirée pour que ça ne te revienne pas trop cher, ce qu'on fait chez nous de temps en temps c'est que diverses personnes du club se concertent et achètent en commun les bouteilles pour la dégust histoire que le coût d'achat ne soit pas sur les épaules d'un seul
3) soirée avec invité (ou non selon le contexte) et bouteilles gratuites
Ce que je fais en principe c'est demander une cotisation générale pour l'année très faible (env. 10 euros) ce qui permet d'avoir une mini trésorerie pour payer certaines choses comme resto à un invité, éthylomètre, etc... et aussi d'essayer d'impliquer un minimum les gens "dès le début de saison"
Puis une cotisation pour chaque soirée d'une trentaine d'euros selon bouteilles, repas, etc...
- Quelle fréquence ? Une fois par mois sauf l’été ?
=> c'est la formule pour laquelle on a opté chez nous, mais rien n'empêche d'autres formules
- Combien de membre max pour un dégustation sympa ? 10 ?
=> pour ma part après avoir bataillé depuis bientôt 10 ans, dans des soirées entre 4 et 25 personnes, le nombre idéal est une quinzaine de personnes :
1) pas trop galère pour l'organisation, le service, à partir de 20 personnes ça devient plus fatigant, contreignant, les gens n'ont pas la même façon de déguster, certains en seront à leur 2ème dram que d'autres seraient prêts à attaquer le 4ème par exemple, il te sera donc difficile de contenter tout le monde et cela réclame beaucoup d'attention, d'énergie, de sang froid
2) convivialité, beaucoup plus de facilité de discuter avec tout le monde plus le nb de participants est petit
3) pas besoin d'un lieu style resto, peut se faire chez un des convives si assez d'espace chez lui et motivé
4) pas besoin de bouteilles pleines, des bouteilles moitié pleines suffisent voire des samples de 20cl qu'on peut acheter/échanger/obtenir gratuitement sur des sites, avec des distilleries ou embouteilleurs
Mais bien sûr, lorsqu'on club grossit, cela peut devenir assez étouffant pour certains et un peu trop "pépère", avec des difficultés de faire entrer régulièrement de nouveaux membres.
C'est un peu ce qui se passe actuellement chez nous, où Cyril et Philippe organisent de temps en temps des soirées beaucoup plus "open" à 25/30 personnes dans des restos, ce qui permet d'une part à moi de souffler (merci !!
et aussi d'organiser des soirées avec des invités, bouteilles gratuites, commandes à la clé, etc... chose qui est moins évidente quand il y a peu de participants ce qui est compréhensible.
Mais dans un premier temps cette question ne se posera pas pour toi, car si c'est comme notre club, tu risques d'attendre pas mal de temps avant de voir ton club décoller et dépasser la dizaine de membres réguliers... cela nous a pris environ 2 ans.
Mais le top du top pour moi, c'est d'alterner soirées club avec petites dégusts entre potes super amateurs, genre 4 ou 5, à découvrir ensemble des samples/bouteilles en blind autour d'une bonne ripaille
- Est-ce une bonne idée d’essayer de développer des partenariats avec des cavistes ?
=> why not. on n'a jamais vraiment eu en ce qui nous concerne de réel "partenariat" pour organiser des soirées, on avait surtout nos adresses privilégiées pour commander avec remises intéressantes, mais différentes formules sont sûrement possibles. Le pb d'un partenariat "permanent" avec un caviste me semble être le suivant : quelle garantie que tous les mois pendant une longue durée il pourra proposer des bouteilles, des thèmes intéressants ?
son intérêt résidera probablement dans la commande de bouteilles suite aux soirées, auquel cas je te mets de suite en garde : si des amateurs passionnés comme nous ne rechignent pas à acheter réglièrement des bouteilles à un certain prix tantqu'on y trouve la qualité, ce sera loin d'être le cas de tout le monde... il m'est arrivé qu'à l'issue de soirées spéciales avec invités, bouteilles excellentes mais chères, la commande club soit quasi nulle malgré bonne quinzaine de participants... tu devras donc fixer certaines limites/conditions avec ton caviste... mais lesquelles ?...
Ce qu'il te faudra surtout au fil du temps, c'est des épaules aussi motivées que les tiennes sur lesquelles t'appuyer, sinon tu perdras assez vite la motivation.
J'ai eu la chance de démarrer avec Antoine qui était encore plus féru que moi, puis ensuite j'ai toujours pu m'appuyer sur Jean mi (beaucoup plus grand que moi il est vrai), et aussi Cyril et Philippe.
Sans eux, et quelques autres membres du club fans et fidèles depuis leur entrée, j'aurais probablement jeté l'éponge il y a longtemps car c'est beaucoup d'investissement.
